Kolding Hotel Apartments
Personsdatapolitik
1. Persondata
Kolding Hotel Apartments er dataansvarlig.
Kolding Hotel Apartments kontaktoplysninger er:
Kedelsmedgangen 2
6000 Kolding
75541800
Kolding Hotel Apartments håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
Kolding Hotel Apartments indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst/kunde bestiller og køber én eller flere af Kolding Hotel Apartments' serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Kolding Hotel Apartments, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Kolding Hotel Apartments.
Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Kolding Hotel Apartments afgiver ifm. tilbud eller indgåelse af aftaler.
2. Kolding Hotel Apartments indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af Kolding Hotel Apartments på følgende vis:
- Når en gæst/kunde - eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Kolding Hotel Apartments serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Kolding Hotel Apartments.
- Fra B2B marked.
- Gennem browser cookies og web beacons.
- I forbindelse med brug af Kolding Hotel Apartments digitale ydelser.
- Ved deltagelse i Kolding Hotel Apartments kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Kolding Hotel Apartments nyhedsbrev.
- Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
- Via video- og tv-overvågning.
- Når leverandører indgår aftaler med Kolding Hotel Apartments eller afgiver tilbud.
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.
Videoovervågning, der er opsat på Kolding Hotel Apartments område, benyttes som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.
3. Oplysninger som Kolding Hotel Apartments indsamler
Kolding Hotel Apartments indsamler følgende personoplysninger:
- Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
- Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
- Demografiske oplysninger.
- Købshistorik herunder også brugen af Kolding Hotel Apartments app og/eller andre digitale serviceydelser.
- Brugen af Kolding Hotel Apartments kunde/loyalitetsprogram.
- Oplysninger fra Kolding Hotel Apartments kundeundersøgelser.
- Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
- Oplysninger fra Kolding Hotel Apartments sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Kolding Hotel Apartments.
- Browserinformationer.
- Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
- Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.
En gæst/kunde/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Kolding Hotel Apartments yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Kolding Hotel Apartments betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
- Handicap
- Allergi
- Særlige fødevarepræferencer
- Andre helbreds- eller medicinoplysninger
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Kolding Hotel Apartments dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.
Udover de oplysninger som Kolding Hotel Apartments modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Kolding Hotel Apartments i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Kolding Hotel Apartments har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.
Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Kolding Hotel Apartments vilkår og betingelser samt Kolding Hotel Apartments persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Betaling med betalingskort
Kolding Hotel Apartments anvender DIBS, www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Kolding Hotel Apartments er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved bestillinger og bookinger gemmer Kolding Hotel Apartments de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 3 mdr., hvorefter oplysningerne anonymiseres.
Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
Kolding Hotel Apartments indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.
Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Kolding Hotel Apartments indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
- Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Kolding Hotel Apartments serviceydelser.
- Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
- Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
- Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
- Forbedring og udvikling af Kolding Hotel Apartments serviceydelser.
- Tilpasning af Kolding Hotel Apartments markedsføring og øvrige kommunikation.
- Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
- Tilpasning af Kolding Hotel Apartments samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
- Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Kolding Hotel Apartments, herunder eventuel deltagelse i Kolding Hotel Apartments kunde/loyalitetsprogram.
- Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen
Kolding Hotel Apartments vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Kolding Hotel Apartments, som en gæst eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil Kolding Hotel Apartments behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil Kolding Hotel Apartments behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Kolding Hotel Apartments forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Kolding Hotel Apartments og kvaliteten af Kolding Hotel Apartments serviceydelser og produkter.
Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Kolding Hotel Apartments oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Kolding Hotel Apartments alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.
I nogle situationer modtager Kolding Hotel Apartments personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Kolding Hotel Apartments vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
Kolding Hotel Apartments er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger gemmes i højest to år.
7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.
- En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Kolding Hotel Apartments behandler om den registrerede.
- En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Kolding Hotel Apartments har om den registrerede.
- En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Kolding Hotel Apartments har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Kolding Hotel Apartments ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Kolding Hotel Apartments ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.
Hvis nogle af de oplysninger, som Kolding Hotel Apartments har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Kolding Hotel Apartments. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Kolding Hotel Apartments er lovmæssigt forpligtede til at gemme.
Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.
Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Kolding Hotel Apartments om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Kolding Hotel Apartments er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte Kolding Hotel Apartments, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Kolding Hotel Apartments.
Skriftlig anmodning sendes til Kolding Hotel Apartments, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1
Kolding Hotel Apartments vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Kolding Hotel Apartments vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Kolding Hotel Apartments vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Kolding Hotel Apartments tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
8. Sikkerhed og deling af personoplysninger
Kolding Hotel Apartments beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer/ansatte hos Kolding Hotel Apartments, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.
Kolding Hotel Apartments kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.
Kolding Hotel Apartments tager løbende backup de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Kolding Hotel Apartments underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
Kolding Hotel Apartments sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
Kolding Hotel Apartments benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
Kolding Hotel Apartments indgår løbende databehandleraftaler med alle Kolding Hotel Apartments leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.
For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Kolding Hotel Apartments udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter ved bordbestilling og allergier, spacenter ved spaophold etc.
Kolding Hotel Apartments er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.
Kolding Hotel Apartments sletter dine personoplysninger, når Kolding Hotel Apartments lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.
9. Cookies
Kolding Hotel Apartments anvender cookies.
10. Klage
Klage over Kolding Hotel Apartments behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, CARL JACOBSENS VEJ 35, 2500 VALBY, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL [email protected]